Odeszli w marcu.
A Państwo wciąż za nich płacą.
Dostawca tożsamości wyłączył konto pierwszego dnia. Licencja Figma, licencja Notion, zgoda OAuth z dostępem do odczytu firmowego dysku i użytkownik imienny SAP wciąż są aktywne.
CerteroX SaaS Management zamyka każdą z nich i zachowuje potwierdzenie.
Lista kontrolna offboardingu
PoglądoweOdchodzący pracownik · 118 dni od ostatniego dnia pracy
Status cofnięcia każdej licencji, dla każdego konektora
- Konto Entra ID wyłączone przez proces joiner-mover-leaver
- zamknięte · dzień 1
- Microsoft 365 E5 zwrócono do puli
- zamknięte · dzień 1
- Figma nigdy nie zlecono akcji konektora
- nadal przypisana
- Notion odebranie dostępu w kolejce
- w toku
- Zgoda OAuth · odczyt dysku przyznano 2 lata temu, nieaktywne od 118 dni
- aktywne · ryzyko 78
Zmarnowane wydatki, ten użytkownik
koszty nadal naliczane co miesiąc
Odchodzący pracownicy kosztują nadal, także po odejściu.
Wyłączenie głównego konta to pierwszy z wielu kroków. Licencja narzędzia projektowego, system do śledzenia projektów, aplikacja zewnętrzna z dostępem do firmowego dysku i użytkownik ERP często pozostają aktywne miesiącami, opłacane i narażone na nadużycia. CerteroX przechodzi przez każdy z tych elementów i rejestruje każdy krok.
- Koszt
Koniec z płaceniem za byłych pracowników.
Licencje użytkowników i inne licencje są zwalniane w ramach procesu odejścia, a wszystko, co pozostaje otwarte, jest pokazywane wraz z miesięcznym kosztem.
- Ryzyko
Drzwi zamknięte za każdym, kto odchodzi.
Dostęp przyznany aplikacjom zewnętrznym jest cofany w tym samym procesie, więc dane logowania byłego pracownika nie staną się furtką dla kogoś innego.
- Nakład pracy
Odpowiedź dla audytora bez poszukiwań.
Dla każdego odchodzącego pracownika można pokazać, co i kiedy usunięto, bez zbierania zrzutów ekranu z dwudziestu różnych konsol administracyjnych.
Problem
Wyłączenie konta to pierwszy z mniej więcej dwudziestu kroków.
Nikt z tym nie dyskutuje. Problem w tym, że kroki od drugiego do dwudziestego są rozproszone w dwudziestu różnych konsolach administracyjnych i żaden pojedynczy system nie wie, że lista jest niekompletna.
46%
licencji SaaS pozostaje nieużywanych, przeciętna organizacja wykorzystuje 54%
Byli pracownicy to najłatwiejsza do odzyskania część, bo nikt nie będzie protestował.
- 01 logowanie zablokowane, licencja aktywna
Licencja użytkownika przetrwa konto.
Zablokowanie logowania zatrzymuje dostęp. Nie zwalnia licencji użytkownika, a większość dostawców nadal nalicza opłaty za przypisaną licencję niezależnie od tego, czy ktokolwiek może z niej skorzystać. Oszczędność wymaga działania po stronie dostawcy, przez konektor, który ma własną listę użytkowników tego dostawcy.
Synchronizacja konektora pobierająca od dostawcy miarodajne listy użytkowników i licencji SaaS Management
- 02 zgoda przetrwa konto
Aplikacja zewnętrzna nadal ma dostęp do odczytu, a zgodę wydała jej skrzynka pocztowa, która już nie istnieje.
Zgoda OAuth trwa dłużej niż sesja, w której ją utworzono. Uśpienie to właśnie stan, w którym nikt jej nie zauważa, i właśnie stan, w którym warto ją przejrzeć.
Ocena ryzyka zgód OAuth pod względem wrażliwości, zakresu, zgody i nieaktywności SaaS Management
- 03 każdy dostawca jest inny
Jeden z Państwa dostawców w ogóle nie ma API do zawieszania.
HubSpot nie umożliwia zawieszenia, więc trzeba albo odebrać role, albo usunąć konto. Box wymaga przeniesienia własności plików przed dezaktywacją, inaczej pliki znikną razem z użytkownikiem. ServiceNow wymaga zablokowania konta i odebrania wszystkich ról i członkostw w grupach. Ogólne wywołanie „wyłącz użytkownika” nie robi nic z tych rzeczy.
Nadawanie i odbieranie dostępu w Entra, Okta, Google, M365 i innych SaaS Management
- 04 nikt nie może udowodnić, że proces się zakończył
Zamknięte zgłoszenie to jedyny dowód, jaki ktokolwiek ma.
Proszę zapytać, jakie licencje miał odchodzący pracownik w ostatnim dniu pracy i co stało się z każdą z nich. Jeśli odpowiedzią jest zamknięte zgłoszenie, luka jest otwarta i nie widać, jak jest szeroka.
Lista kontrolna offboardingu dla każdego użytkownika ze statusem odebrania każdej licencji SaaS Management
- Proces offboardingu, którego nie da się skontrolować, to umowa rozliczeniowa z byłymi pracownikami i stałe zaproszenie dla każdego, kto ma ich dane logowania.
Trzy z pięciu dyscyplin.
Każdy z nich działa samodzielnie i korzysta ze wspólnego modelu zasobów, więc elementy obejmujące kilka produktów nie wymagają prac integracyjnych.
- Podstawowe CerteroX SaaS Management Cofanie poszczególnych licencji, odbieranie dostępu dostosowane do dostawcy i silnik przepływów pracy, który tym steruje. Dowiedz się więcej
- Dotyczy także CerteroX ITAM Urządzenie, rejestracja urządzenia mobilnego i obiekty katalogowe związane z daną osobą. Dowiedz się więcej
- Dotyczy także CerteroX SAM Użytkownicy imienni i uprawnienia na urządzenie wracają do pozycji licencyjnej. Dowiedz się więcej
Wyświetlane są pełne szczegóły techniczne. Można je wyłączyć, aby zobaczyć wersję skróconą.
Ukryj szczegóły techniczneOd rekordu odchodzącego pracownika do pustej listy.
Zamknięta pętla sama prowadzi ewidencję tego, czego jeszcze nie ukończyła.
-
Uruchamiać na podstawie źródła prawdy
Status odchodzącego pracownika pochodzi od dostawcy tożsamości, w dniu wyłączenia konta.
- Synchronizacja z dostawcami tożsamości Entra ID i Okta, w tym rejestracja MFA SaaS Management
- Silnik przepływów pracy: 8 wyzwalaczy, 11 warunków, 13 akcji na jednym obszarze roboczym SaaS Management
- Import z Active Directory użytkowników, grup, komputerów, lokalizacji i podsieci ITAM
-
Wyliczyć wszystko, co miał pracownik
To, co według dostawców jest nadal przypisane, odczytane konektor po konektorze.
- Synchronizacja konektora pobierająca od dostawcy miarodajne listy użytkowników i licencji SaaS Management
- Wykrywanie zgód OAuth dla aplikacji firm trzecich, którym udzielono zgody SaaS Management
- Lista kontrolna offboardingu dla każdego użytkownika ze statusem odebrania każdej licencji SaaS Management
- Zarządzanie urządzeniami mobilnymi iOS i Android, w tym Apple DEP ITAM
-
Cofać dostęp tak, jak wymaga każdy dostawca
Trzynaście akcji przepływu pracy i konektory, które odróżniają zawieszenie, odebranie ról i usunięcie.
- Nadawanie i odbieranie dostępu w Entra, Okta, Google, M365 i innych SaaS Management
- Akcje: odzyskaj, przypisz ponownie, obniż plan, zarchiwizuj, przypomnij, odrzuć SaaS Management
- Odebranie zgody jednym kliknięciem, dostępne także jako akcja przepływu pracy SaaS Management
- Kreator masowego odbierania dostępu do offboardingu wielu użytkowników naraz SaaS Management
-
Udowodnić zamknięcie i wycenić to, co pozostało otwarte
Otwarta pozycja z przypisanym miesięcznym kosztem zostaje dokończona. Otwarta pozycja na liście kontrolnej nie.
- Wskaźnik zmarnowanych wydatków na licencje wciąż przypisane byłym pracownikom SaaS Management
- Dziennik audytu obejmujący każdy krok nadawania i odbierania dostępu SaaS Management
- Sześciopoziomowy model ról z dedykowaną rolą Audytora SaaS Management
- Zrealizowane oszczędności, zrealizowane uniknięte koszty i ROI według kwartału obrachunkowego SaaS Management
Można poprosić o pokazanie dowolnej z tych funkcji w działaniu w samym produkcie, na ekranie, na którym to się dzieje.
Jak wygląda dobry stan.
Dojrzałość offboardingu można zmierzyć jednym pytaniem: ile to kosztuje w tej chwili?
- 01
Mogą Państwo odpowiedzieć na to pytanie dla każdego odchodzącego pracownika.
Każda licencja pracownika, status konektora dla każdej z nich i informacja, czy cofnięcie oczekuje, trwa, czy zostało zakończone. Na jednym ekranie, dla każdego, kto kiedykolwiek odszedł.
- 02
Otwarte pozycje mają swoją cenę.
Wskaźnik zmarnowanych wydatków przypisuje szacunkowy miesięczny koszt licencjom, które nadal mają byli pracownicy. Liczba przechodzi przez service desk szybciej niż przypomnienie.
- 03
Odbieranie dostępu uwzględnia realia każdego dostawcy.
Tryb łagodny tam, gdzie nie ma API do zawieszania, przeniesienie własności plików przed dezaktywacją tam, gdzie pliki zostałyby utracone, odebranie ról i grup tam, gdzie konta nie można po prostu usunąć.
- 04
Zgody są cofane w ramach procesu obsługi odejścia.
Cofanie zgód dla aplikacji zewnętrznych jednym kliknięciem, a także to samo cofnięcie jako automatyczna akcja w procesie obsługi odejścia.
- 05
Audytor może to sprawdzić bez Państwa udziału.
Dedykowana rola Audytora w sześciopoziomowym modelu, z dziennikiem audytu obejmującym każdy krok nadawania i odbierania dostępu. Dowody, których nie trzeba zbierać.
Najczęściej zadawane pytania
Chcą Państwo zadać inne pytanie?
Skontaktuj sięNasz dostawca tożsamości już odbiera dostęp przy rozwiązaniu umowy. Czy to nie wystarczy?
Wystarcza w kwestii dostępu, ale nie kosztów, i obejmuje tylko aplikacje za SSO. Wszystko, co kupiono poza systemem tożsamości, czyli większość shadow IT, zachowuje licencję użytkownika i rachunek. Synchronizacja konektorów odczytuje miarodajną listę użytkowników od dostawcy, czyli z jedynego miejsca, które wie, że licencja jest nadal przypisana.
Jak obsługiwane są aplikacje bez API do odbierania dostępu?
Konektor obsługuje to wprost. Gdy dostawca nie umożliwia zawieszenia, konektor oferuje tryb łagodny, który odbiera role, i tryb twardy, który usuwa konto, a lista kontrolna pokazuje, który został użyty. Gdy dostawca wymaga określonej sekwencji, np. przeniesienia własności plików przed dezaktywacją, konektor ją wykonuje.
Czy to może działać bez udziału człowieka?
Może, a w przypadku większości listy powinno. Silnik przepływów pracy ma 8 wyzwalaczy, 11 warunków i 13 akcji na jednym obszarze roboczym, więc cofnięcia o niskim ryzyku wykonują się automatycznie, a wszystko, co dotyczy własności danych lub wspólnej skrzynki pocztowej, najpierw trafia do człowieka.
A co z laptopem, telefonem i licencjami na nich?
Ta sama platforma. Rekord urządzenia, rejestracja urządzenia mobilnego, w tym Apple DEP, i zainstalowane na nim oprogramowanie znajdują się w tym samym modelu zasobów, więc uprawnienia przypisane do urządzenia odchodzącego pracownika wracają do pozycji licencyjnej w dniu jego odejścia.
Mamy tysiące dawnych pracowników. Od czego zacząć?
Od kreatora zbiorczego odbierania dostępu i sortowania według zmarnowanych wydatków. Kreator z wyborem wielu pozycji obsługuje zaległości partiami, zaczynając od najwyższych kosztów, a zrealizowane oszczędności są następnie śledzone według kwartałów obrachunkowych, więc porządki mają przypisaną konkretną kwotę.
Otwórz rekord pracownika, który odszedł w zeszłym roku.
Zobacz, co nadal ma.
Lista kontrolna offboardingu omówiona od początku do końca: każda licencja nadal przypisana po wyłączeniu konta, cofnięcie oczekujące lub zakończone i miesięczny koszt w każdym wierszu. Proszę wskazać dostawców, u których zostają konta odchodzących pracowników, a na nich zbudujemy sesję.
Wystarczy jedna sesja i nie trzeba niczego podłączać, a na rozmowie będzie osoba techniczna, której można zadawać trudne pytania.