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Beliebte Themen

SaaS Management Finden Sie die SaaS-Anwendungen, von denen Ihnen niemand erzählt hat. Einschließlich der KI-Tools.

CerteroX SaaS Management findet jede App, die Ihre Mitarbeitenden tatsächlich nutzen – über Identitätsanbieter, Anbieter-APIs und Browser-Erweiterung –, holt dann ungenutzte Lizenzen zurück und entzieht Zugriffe automatisch.

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  • 47 Konnektoren
  • 3 Erkennungssignale
  • OAuth-Risikobewertung
Erkennung
Beispielhafte Oberfläche
  • SYNC Identitätsanbieter

    Entra ID · Okta · MFA-Registrierung

  • ABRUF Anbieter-API

    47 Konnektoren · Nutzer, Lizenzen

  • SIGNAL Browser-Erweiterung

    Domains · Nutzungsdauer · Nutzer

Anwendungsdatensatz

Verantwortliche
4 Typen
Lizenzen
240 / 186
Aktiv 90 Tg.
61%
SSO
Abgedeckt
Anwendung Klassifizierung
  • Slack IdP API Erw.
    Genehmigt
  • Notion API Erw.
    Schatten-IT
  • Miro Erw.
    Nicht genehmigt
  • ChatGPT Erw.
    Schatten-KI
Beispieldaten
Kurz gesagt

Abonnements werden weiter abgerechnet, nachdem die Nutzung aufgehört hat.

Teams melden sich per Karte bei Online-Tools an, und viele davon erscheinen nie auf einer zentralen Liste. Wenn jemand ausscheidet, werden die Hauptkonten abgeschaltet, doch die übrigen Abonnements werden weiter abgerechnet und einige haben noch Zugriff auf Unternehmensdateien. CerteroX findet diese Anwendungen, zeigt, wer sie tatsächlich nutzt, und schließt die Lücke, wenn Mitarbeitende gehen.

  • Kosten

    Zahlen Sie nicht mehr für Nutzerlizenzen, die niemand öffnet.

    Lizenzen, die dreißig Tage oder länger ungenutzt sind, werden markiert und dann zurückgeholt, neu zugewiesen oder auf eine günstigere Stufe verschoben. Die Einsparungen werden Quartal für Quartal ausgewiesen.

  • Risiko

    Ausscheidende Mitarbeitende verlieren überall den Zugriff.

    Jede Lizenz eines ausgeschiedenen Mitarbeitenden wird verfolgt, bis sie geschlossen ist, nicht genehmigte KI-Tools werden gefunden und können blockiert werden, und jeder Schritt wird in einem Audit-Log festgehalten.

  • Aufwand

    Die Routinearbeit erledigt sich von selbst.

    Schritte für Ein- und Austritte laufen automatisch in den verbundenen Anwendungen ab, sodass die IT nicht mehr bei jeder Änderung dieselben Klicks wiederholt.

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Das Problem

Das Problem: die Offboarding-Lücke

Jemand ist vor vier Monaten ausgeschieden. Die Microsoft-365-Lizenz wurde am ersten Tag entzogen. Die Nutzerlizenzen für Figma, Notion, Linear und ChatGPT werden weiterhin abgerechnet, und die OAuth-Berechtigung für eine Drittanbieter-App hat noch immer Lesezugriff auf das Unternehmenslaufwerk.

Der Offboarding-Prozess wurde nicht ignoriert. Er lief, er war erfolgreich, und er deckte nur die Anwendungen ab, die der Identitätsanbieter kannte. Alles, was per Karte gekauft wurde, lag außerhalb.

  1. Tag 0

    Das Austritts-Ticket wird geschlossen

    Lizenz entfernt, Anmeldung blockiert, Datensatz archiviert.

  2. Tag 1

    Sechs Nutzerlizenzen, die niemand im Blick hat

    Jede außerhalb des Identitätsanbieters gekaufte App wird weiter abgerechnet.

  3. Tag 31

    Die erste Verlängerung wird trotzdem abgerechnet

    Der Abonnementdatensatz hat nie erfahren, dass die Person gegangen ist.

  4. Tag 124

    Die OAuth-Berechtigung ist noch aktiv

    Eine genehmigte Drittanbieter-App liest weiterhin Unternehmensdateien.

305

SaaS-Anwendungen im durchschnittlichen Unternehmensportfolio

46%

der SaaS-Lizenzen bleiben ungenutzt; die durchschnittliche Organisation nutzt 54 %

+393%

Wachstum der Ausgaben für KI-native Anwendungen in Großunternehmen

So hilft CerteroX SaaS Management

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47

SaaS-Konnektoren

3

zusammengeführte Erkennungssignale

13

Workflow-Aktionen

0–100

Risikobewertung der OAuth-Berechtigung

Im Produkt

Offboarding, von der Checkliste bis zum Beleg

Ein Nutzer, jede Lizenz, die er hielt, und der Entzugsstatus jeder einzelnen. Die monatlichen Kosten für alles, was noch offen ist, stehen oben im Panel.

Nach 124 Tagen noch immer abgerechnet Beispielhaft

£214.25$289€251/Monat

6 von 7 Lizenzen eines ausgeschiedenen Mitarbeitenden, noch zugewiesen und noch berechnet. Das Panel unten bringt diesen Wert auf null und dokumentiert den Nachweis.

Funktionierende Oberfläche · auf Play drücken oder zusehen

Nutzer / Offboarding / u-4821

Beispielhafte Oberfläche · Beispieldaten

Ausgeschiedener Nutzer · Zugriff vor 124 Tagen entfernt

Verzeichnisdatensatz archiviert · 7 Lizenzen beim Ausscheiden gehalten

Weiterhin abgerechnet

£214.25$289€251/Monat

Fortschritt des Entzugs 1 von 7

  • Microsoft 365 · E3

    Am Austrittsdatum entzogen · Anmeldung blockiert

    —

    Ausstehend

  • Slack · Business+

    Konnektor · Mitglied deaktivieren

    £11.75$16€14

    Ausstehend

  • Notion · Plus

    Konnektor · aus Workspace entfernen

    £8$11€9

    Ausstehend

  • Box · Business

    Konnektor · übertragen, dann deaktivieren

    £13.5$18€16

    Ausstehend

  • HubSpot · Sales Hub Pro

    Konnektor · Soft-Modus (keine Sperr-API)

    £75$101€88

    Ausstehend

  • ServiceNow · ITIL

    Konnektor · sperren und Rollen entziehen

    £84$113€98

    Ausstehend

  • ChatGPT · Team

    Konnektor · aus Workspace entfernen

    £22$30€26

    Ausstehend

6 Lizenzen offen · jeder Schritt im Audit-Log festgehalten

OAuth-Berechtigungen noch aktiv

Bewertet von 0 bis 100 nach Datensensibilität, Umfang der Berechtigungen, Art der Zustimmung und Inaktivität.

  • Tool zur Dokumentsynchronisierung

    Nicht verifizierter Hersteller · 124 Tage ungenutzt

    drive.readonly offline_access
    Hohes Risiko

  • Add-on zur Marketing-Datenanreicherung

    Verifizierter Hersteller · 38 Tage ungenutzt

    Mail.Read User.Read.All
    Erhöhtes Risiko

  • Meeting-Aufzeichnung

    Verifizierter Hersteller · Vor 6 Tagen genutzt

    Calendars.Read
    Geringes Risiko

Audit-Log · dieser Nutzer

1 Eintrag

  1. › entra.licence.remove ok

Wird festgehalten, sobald jeder Schritt zurückmeldet. Der Entzug ist auch eine Workflow-Aktion, sodass dies nie zweimal von Hand erledigt werden muss. Die Auditor-Rolle kann die Nachweise lesen, ohne Berechtigungen für Änderungen zu besitzen.

Status pro Lizenz

Ausstehend, in Bearbeitung oder abgeschlossen: nie ein einzelnes grünes Häkchen stellvertretend für sieben separate Systeme.

Anbietergenaue Schritte

Jeder Konnektor führt den Entzug so aus, wie der Anbieter ihn tatsächlich unterstützt, und benennt den ausgeführten Schritt.

Nachweise, aufbewahrt

Jede Bereitstellungs- und Entzugsaktion wird in einem Audit-Log festgehalten, das die Auditor-Rolle lesen kann.

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Transparenz · Optimierung · Management · Governance

Die vier Säulen, angewendet auf SaaS

Jede Asset-Klasse auf der Plattform wird auf dieselben vier Arten gesteuert. Das bedeutet jede davon, wenn das Asset ein Abonnement ist, das jemand im Browser gekauft hat.

Transparenz

01 / 04

Jede Anwendung, genehmigt oder nicht, mit dem Nachweis, wer sie nutzt.

Identitätsanbieter Anbieter-API Browser-Erweiterung Ein Anwendungsdatensatz
  • Browser-Erweiterung erkennt SaaS-Domains, Nutzungsdauer und Zuordnung pro Nutzer
  • Identitätsanbieter-Synchronisierung aus Entra ID und Okta einschließlich MFA-Registrierung
  • Konnektor-Synchronisierung ruft maßgebliche Nutzer- und Lizenzlisten beim Anbieter ab
  • Shadow AI Dashboard mit dreistufigem Modell für Verbreitungsrisiken
4 weitere von 8
  • Erkennung von OAuth-Berechtigungen für genehmigte Drittanbieter-Anwendungen
  • Executive Dashboard mit Apps, Nutzern, Ausgaben und Trend im Überblick
  • Usage Summary mit Active Usage Rate und Identifizierung von Power-Usern
  • SSO-Abdeckungs-Widget mit einer Rangliste hochwertiger Anwendungen ohne SSO

Optimierung

02 / 04

Zahlen Sie nicht länger für Nutzerlizenzen, die seit März niemand geöffnet hat.

Tage ohne erfasste Nutzung

0306090

Nach 30 Tagen als ungenutzt markiert · danach sechs Aktionen

  • Erkennung ungenutzter Lizenzen ab 30 Tagen ohne Nutzung
  • App Rationalization Erkennung von Überschneidungen, geordnet nach realisierbarer Einsparung
  • Aktionen zurückholen, neu zuweisen, Stufe herabsetzen, archivieren, erinnern, verwerfen
  • Optimization Score von 0 bis 100 über Auslastung, Reaktion und Einhaltung
4 weitere von 8
  • Anstehende Verlängerungen mit Tagen bis zur Verlängerung und Auslastungsquote
  • Kosten pro lizenziertem Nutzer im Vergleich zu Kosten pro aktivem Nutzer
  • Realisierte Einsparungen, realisierte vermiedene Kosten und ROI pro Geschäftsquartal
  • Assistent für den Massenentzug für das Offboarding per Mehrfachauswahl

Management

03 / 04

Automatisieren Sie die Routinearbeit zwischen Erkennung und Behebung.

8 Auslöser 11 Bedingungen 13 Aktionen Eine Workflow-Arbeitsfläche
  • Workflow-Engine 8 Auslöser, 11 Bedingungen, 13 Aktionen auf einer Arbeitsfläche
  • Bereitstellung und Entzug über Entra, Okta, Google, M365 und mehr
  • Vier Verantwortlichentypen Anwendungs-, Business-, technische und Datenverantwortliche
  • Berichtsversand an Slack und Microsoft Teams
3 weitere von 7
  • Abonnement-Lebenszyklus mit gekauft, zugewiesen, verfügbar und überbucht
  • Benutzerdefinierte Felder für Anwendungen, Abonnements und Nutzer
  • Data Agents und Reporting Agents nach Zeitplan

Governance

04 / 04

Den Kreis schließen und den Nachweis behalten.

Risikobewertung der OAuth-Berechtigung

Sensibilität, Umfang, Zustimmung, Inaktivität

Niedrig 0–39 Erhöht 40–69 Hoch 70–100
  • Offboarding-Checkliste pro Nutzer mit Entzugsstatus pro Lizenz
  • Risikobewertung von OAuth-Berechtigungen nach Sensibilität, Umfang, Zustimmung und Inaktivität
  • Entzug von Berechtigungen mit einem Klick auch als Workflow-Aktion verfügbar
  • Sechsstufiges Rollenmodell einschließlich einer eigenen Auditor-Rolle
4 weitere von 8
  • Kennzahl für verschwendete Ausgaben für Lizenzen, die ausgeschiedene Nutzer noch halten
  • Risikobewertung nach Datensensibilität, Compliance und geschäftlicher Kritikalität
  • Audit-Log für jeden Bereitstellungs- und Entzugsschritt
  • Budgets pro Anwendung mit Warn- und kritischen Schwellenwerten

Insgesamt 31 benannte Funktionen über die vier Säulen hinweg.

Die Automatisierungsebene

Niemand sollte dieselben
sieben Klicks zweimal machen.

Acht Auslöser, elf Bedingungen und dreizehn Aktionen auf einer Arbeitsfläche: die Engine zwischen Erkennung und Lösung. Unten drei durchgespielte Beispiele, zwischen denen Sie wechseln können.

Workflows / Austritt erkannt

Beispielkonfiguration

Wann · 1 von 8 Auslösern

Nutzer als ausscheidend markiert

Identitätsanbieter · Entra ID oder Okta

Wenn · 11 Bedingungen verfügbar

  • Nutzer hält eine oder mehrere kostenpflichtige Lizenzen
  • Anwendung hat einen Konnektor für den Entzug

Alle müssen erfüllt sein

Dann · 13 Aktionen verfügbar

  1. 01 Entziehen Jeder Konnektor in dem Modus, den der jeweilige Anbieter unterstützt
  2. 02 OAuth-Berechtigungen entziehen Jede genehmigte Drittanbieter-Anwendung
  3. 03 Nutzerlizenzen zurückholen In den Abonnement-Pool zurückgegeben
  4. 04 Benachrichtigen Anwendungsverantwortliche(r), in Slack oder Teams

Ergebnis Offboarding-Checkliste wird mit Nachweis pro Lizenz geschlossen

Mehr als Erkennung

Drei Dinge, die diese Produktkategorie nicht leistet

Erkennung ist Grundvoraussetzung. Was danach kommt, ist der Punkt, an dem SaaS-Management-Plattformen stillschweigend aufhören.

01

Schatten-KI ist eine vollwertige Funktion, keine Fußnote

KI-Tools werden anhand der Feature-Tags von Anwendungen im Katalog klassifiziert statt über eine fest programmierte Liste, sodass der Erkennungsumfang von selbst wächst. Das Dashboard ordnet das Verbreitungsrisiko nach dem Anteil Ihrer Organisation, der das jeweilige Tool verwendet, denn zehn Personen mit ChatGPT sind ein anderes Problem als tausend.

Nicht registrierte Tools gelangen über die Browser-Erweiterung auf diese Liste: das einzige der drei Signale, das ein Konto sehen kann, das jemand mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse eröffnet und mit einer privaten Karte bezahlt hat.

Schatten-KI · Anteil der Organisation Beispielhaft
  1. 01 ChatGPT Stufe 1 34%
  2. 02 Claude Stufe 2 11%
  3. 03 Gemini Stufe 3 4%

Jedes Tool kann auf verwaltet, blockiert oder ignoriert gesetzt werden. Die Klassifizierung stammt aus Feature-Tags im Katalog, sodass ein neues Tool erkannt wird, bevor jemand eine Regel dafür schreibt.

02

Offboarding mit Nachweis, dass es abgeschlossen ist

Die meisten Plattformen melden Ihnen, dass das Offboarding eines Nutzers erledigt ist. Diese zeigt jede Lizenz, die er hielt, den zugehörigen Konnektorstatus und ob der Entzug ausstehend, in Bearbeitung oder abgeschlossen ist, zusammen mit den geschätzten monatlichen Kosten für alles, was noch offen ist.

Dieser letzte Wert hat im Produkt einen Namen: verschwendete Ausgaben, berechnet für jede Lizenz, die ein ausgeschiedener Nutzer noch hält.

  1. Status 01

    Ausstehend

    Lizenz gehalten, Konnektor in der Warteschlange, Kosten laufen weiter

  2. Status 02

    In Bearbeitung

    Anbieter-Aufruf läuft, mit Benennung des konkreten Schritts

  3. Status 03

    Abgeschlossen

    Nutzerlizenz freigegeben, Nachweis dokumentiert, Kosten fallen auf null

03

Entzug, der die Gegebenheiten jedes Anbieters berücksichtigt

HubSpot hat keine Sperr-API, daher gibt es einen Soft-Modus, der Rollen entzieht, und einen Hard-Modus, der löscht. Box überträgt den Dateibesitz vor der Deaktivierung. ServiceNow sperrt das Konto und entzieht jede Rolle und Gruppenmitgliedschaft. Generische Konnektoren können das nicht.

Diese drei laufen über drei separate Codepfade.

HubSpot
Es gibt keine Sperr-API. Der Soft-Modus entzieht jede Rolle und gibt die kostenpflichtige Nutzerlizenz frei, der Hard-Modus löscht den Nutzer vollständig.
Box
Der Dateibesitz wird zuerst an eine benannte verantwortliche Person übertragen, erst danach wird das Konto deaktiviert.
ServiceNow
Das Konto wird gesperrt, dann wird jede Rolle und Gruppenmitgliedschaft einzeln entfernt.
Integrationen

Konnektoren, die die tatsächlichen Daten direkt beim Anbieter abrufen

Ein Konnektor liest die maßgebliche Nutzer- und Lizenzliste direkt aus der Anwendung und führt den Entzug dann so aus, wie der jeweilige Anbieter ihn unterstützt.

Heute verfügbare Konnektoren

47

Für die eigene API jedes Anbieters geschrieben.

Hier genannt
26
Ebenfalls verfügbar
21

Identität 02

  • Entra ID
  • Okta

Produktivität und Zusammenarbeit 13

  • Microsoft 365
  • Google Workspace
  • Slack
  • Zoom
  • Notion
  • Miro
  • Box
  • Dropbox
  • Atlassian
  • Asana
  • Monday.com
  • Airtable
  • DocuSign

Geschäftssysteme 05

  • Salesforce
  • HubSpot
  • ServiceNow
  • Tableau
  • Databricks

Engineering & Observability 04

  • GitLab
  • Datadog
  • New Relic
  • PagerDuty

KI 02

  • OpenAI
  • Anthropic

Sechsundzwanzig hier genannt, von siebenundvierzig heute verfügbaren Konnektoren. Vollständige Liste ansehen.

  1. 01

    Authentifizieren

    Eingeschränkte Zugangsdaten pro Anwendung, nie ein gemeinsames Admin-Token.

  2. 02

    Synchronisierung

    Nutzer, Lizenzstufen, Anzahl der Nutzerlizenzen und Zuweisungsdaten, direkt vom Anbieter.

  3. 03

    Abgleichen

    Anbieterliste abgeglichen mit dem Identitätsanbieter und dem Browsersignal.

  4. 04

    Handeln

    Bereitstellung und Entzug laufen so, wie der jeweilige Anbieter sie tatsächlich unterstützt.

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Häufige Fragen zum SaaS-Management

Was Käufer uns zuerst fragen

6 Fragen, beantwortet von den Entwicklern, die die Konnektoren gebaut haben.

Ist Ihre Frage spezifischer, geht es meist um ein Konnektor-Detail, und wir beantworten sie Ihnen direkt.

Fragen Sie einen Techniker
Was erfasst die Browser-Erweiterung tatsächlich?

Die Domain der Anwendung, die darauf verbrachte Zeit und der zugehörige Nutzer. Dieses Signal findet Anwendungen, die per Karte gekauft und der IT nie gemeldet wurden: die, von denen Ihnen kein Identitätsanbieter und kein Konnektor je berichten wird.

Können wir das ohne Browser-Erweiterung betreiben?

Ja. Zwei der drei Signale benötigen nichts auf dem Endgerät: die Identitätsanbieter-Synchronisierung aus Entra ID oder Okta und die Konnektor-Synchronisierung, die maßgebliche Nutzer- und Lizenzlisten von jedem Anbieter abruft. Die Erweiterung schließt die Lücke bei nicht genehmigten Tools, daher testen die meisten Organisationen sie zunächst in einer Abteilung.

Wie entscheiden Sie, dass eine Lizenz ungenutzt ist?

Dreißig oder mehr Tage ohne erfasste Nutzung, gemessen an der eigenen Nutzerliste des Anbieters. Danach sind die Aktionen klar definiert: zurückholen, neu zuweisen, Stufe herabsetzen, archivieren, erinnern oder verwerfen. Verwerfen zählt als Aktion und wird wie die anderen fünf im Audit-Log festgehalten.

Wie wird Schatten-KI erkannt, wenn jede Woche neue Tools erscheinen?

Die Klassifizierung stammt aus den Feature-Tags, die bereits im Anwendungskatalog hinterlegt sind, sodass der Erkennungsumfang wächst, ohne auf ein Produkt-Release zu warten. Das Shadow AI Dashboard ordnet dann das Verbreitungsrisiko nach dem Anteil Ihrer Organisation, der das jeweilige Tool verwendet, und jedes Tool kann als verwaltet, blockiert oder ignoriert markiert werden.

Was passiert, wenn ein Anbieter keine Sperr-API hat?

Der Konnektor tut das Nächstliegende, das sich vertreten lässt, und teilt Ihnen mit, was er getan hat. HubSpot hat keinen Sperr-Endpunkt, daher gibt es einen Soft-Modus, der Rollen entzieht und die kostenpflichtige Nutzerlizenz freigibt, und einen Hard-Modus, der löscht. Sie entscheiden pro Anwendung, und das Ergebnis landet in jedem Fall im Audit-Log.

Wer kann die Ausgaben sehen, und wer kann handeln?

Ein sechsstufiges Rollenmodell, einschließlich einer eigenen Auditor-Rolle, die Offboarding-Nachweise und den Audit-Trail lesen kann, ohne Berechtigungen für Änderungen zu besitzen. Anwendungs-, Business-, technische und Datenverantwortliche werden getrennt geführt, sodass die für die Verlängerung zuständige Person nicht automatisch die Person mit Entzugsrechten ist.

Beginnen Sie mit der Offboarding-Lücke

Sehen Sie zu, wie ein Austritt abgewickelt wird,
Anwendung für Anwendung.

Die Demo führt die Konsole von Anfang bis Ende vor: die noch gehaltene Lizenz, die noch aktive OAuth-Berechtigung und den Anbieter ohne Sperr-Endpunkt, mit jedem benannten Schritt und jedem angezeigten Konnektor-Aufruf.

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Kein PDF hinter einem Formular, und wenn Sie sagen, dass Sie sich nur umsehen, fragt niemand jede Woche nach.